Zeugnisse gehören zu einer vollständigen Bewerbung dazu. Sie dienen als Nachweis für erworbene Qualifikationen und praktische Erfahrung. Fehlende Zeugnisse dagegen können ein Grund sein, warum Bewerbungsunterlagen nach der Prüfung auf Vollständigkeit nicht weiter beachtet werden. Doch auch hier gilt: Qualität über Quantität.
Zeugnisse in der Bewerbung
Über den Autor
Seit 2018 für das Team von „Die Bewerbungsschreiber“ tätig, habe ich mittlerweile über 2.000 Bewerbungen verfasst. Im Laufe der Jahre habe ich mich dabei mit den unterschiedlichsten Branchen und Zielpositionen auseinandergesetzt und vielen Menschen zu ihrem Traumjob verholfen. Vertrauen auch Sie meiner großen Expertise in der Erstellung professioneller Bewerbungsunterlagen, die ich in diesem Beitrag gerne mit Ihnen teile!
Alexander Moritz - Bewerbungsexperte
Für die Bewerbung relevante Zeugnisse
Eine Vielzahl an Zeugnissen können für Bewerbungen relevant sein, doch nicht immer wird jedes Zeugnis für eine Bewerbung gebraucht:
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Schulzeugnisse: Schulzeugnisse sind vor allem am Anfang des Berufslebens bedeutsam. Schüler sollten immer die letzten zwei Schulzeugnisse bei der Bewerbung einreichen. Bei Studenten reicht das Abschlusszeugnis.
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Ausbildungszeugnis: Das Ausbildungszeugnis besteht aus mehreren Dokumenten: Das Ausbildungszeugnis des Betriebes, das Prüfungszeugnis der IHK oder Handwerkskammer und das Abschlusszeugnis der Berufsschule. Alle drei Dokumente gehören immer in eine Bewerbung.
- Akademische Zeugnisse: Zu den akademischen Zeugnissen zählen Bachelorzeugnisse, Masterzeugnisse sowie Diplomzeugnisse und Promotionszeugnisse. Für Bewerbungen während des Studiums ist zudem auch eine aktuelle Notenübersicht (Transcript of Records) wichtig. Dies kann beim Prüfungsamt des Studiengangs angefragt werden.
- Zeugnisse über Weiterbildungen, zusätzlich erworbene Kenntnisse und Zertifikate: Dies können z. B. Sprachzertifikate sein. Sie gehören dann in die Bewerbung, wenn die erworbenen Kenntnisse für die ausgeschriebene Stelle relevant sind.
- Praktikumszeugnisse: Praktikumszeugnisse können vor allem beim Berufseinstieg hilfreich sein. Wenn bereits Dienstzeugnisse vorliegen, nimmt die Bedeutung von Praktikumszeugnissen jedoch ab. Dann sollten Praktikumszeugnisse nur genutzt werden, wenn sie wichtige erworbene Kenntnisse, Fähigkeiten oder Erfahrungen für den ausgeschriebenen Job hervorheben.
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Dienstzeugnisse: Nach §109 GewO hat jeder Arbeitnehmer ein Recht auf ein Dienstzeugnis und sollte dieses auch beim Arbeitgeber einfordern, denn Dienstzeugnisse gehören immer in eine Bewerbung. Wer mehrere Dienstzeugnisse besitzt, sollte die drei aktuellsten und für die Stelle relevanten Zeugnisse für eine Bewerbung wählen.
- Polizeiliches Führungszeugnis: Ein polizeiliches Führungszeugnis brauchen Sie nur dann, wenn es vom Arbeitgeber explizit gefordert wird. Im polizeilichen Führungszeugnis stehen bisher registrierte Vorstrafen. Es kann bei örtlichen Meldebehörden oder über das Online-Portal des Bundesamts für Justiz beantragt werden.
- Gesundheitszeugnis: Das Gesundheitszeugnis erhalten Sie nach einer Belehrung über Hygienevorschriften und Gesundheitsauflagen in der Gastronomie und Lebensmittelindustrie. Die Belehrung dauert circa eine halbe Stunde und kann beim örtlichen Gesundheitsamt beantragt werden. Wie das polizeiliche Führungszeugnis ist das Gesundheitszeugnis nur dann nötig, wenn der Arbeitgeber explizit darum bittet.
Das Zeugnis des höchsten Bildungsabschlusses muss der Bewerbungsmappe immer beigelegt werden. Wer über mehrere Bildungsabschlüsse verfügt, kann die vorhergegangenen Zeugnisse weglassen.
Die Zeugnisse werden als Teil der Anlagen der Bewerbung hinter die eigentlichen Bewerbungsunterlagen angehängt.
Welche Zeugnisse muss ich der Bewerbung beilegen?
Teils fordern Arbeitgeber explizit Zeugnisse an. Dies gilt vor allem für das polizeiliche Führungszeugnis und das Gesundheitszeugnis, die sonst nicht in die Anlagen der Bewerbung müssen. Welche Zeugnisse immer unaufgefordert mitgeschickt werden müssen, hängt vom Bewerbertyp und der ausgeschriebenen Stelle ab. Ein Schüler, der sich auf ein Praktikum bewirbt, sollte zum Beispiel andere Zeugnisse beilegen als ein Bewerber mit viel Berufserfahrung, der eine Festanstellung möchte:
Bewerbung für ein Praktikum
Egal, ob Schüler oder Student – ein Praktikum ist eine gute Gelegenheit, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Bei der Bewerbung für ein Praktikum sind für Schüler vor allem die letzten zwei Schulzeugnisse relevant. Neben den Noten sind für viele Personaler hier ebenfalls die Fehlstunden interessant. Wer bereits praktische Erfahrungen gesammelt hat (zum Beispiel in einem anderen Schülerpraktikum oder in einem Nebenjob), sollte die jeweiligen Praktikums- und Dienstzeugnisse mitschicken.
Während des Studiums ist für den Personaler das Schulabschlusszeugnis und die aktuelle Notenübersicht im Studium interessant. Wurde bereits ein Studium abgeschlossen, sollte ebenfalls das Abschlusszeugnis angehängt werden. Auch hier gilt, dass praktische Erfahrungen durch Zeugnisse nachgewiesen werden müssen. Zudem wirken sich Zeugnisse über zusätzlich erworbene Kenntnisse (zum Beispiel Sprachzertifikate) positiv aus.
Für die Bewerbung für eine Ausbildung oder ein Studium benötigen Sie das Schulabschlusszeugnis. Falls vorher schon eine Ausbildung oder ein Studium absolviert wurde, sollte dies mit einem Zeugnis belegt werden. Gleiches gilt für praktische Erfahrungen.
Bewerbung für eine Arbeitsstelle
Je nachdem, aus welcher Situation heraus Sie sich auf eine Stelle bewerben, werden unterschiedliche Zeugnisse benötigt:
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Nach Abschluss der Schule
Wer sich direkt nach dem Schulabschluss auf eine Stelle bewirbt, darf in seiner Bewerbung auf keinen Fall das Schulabschlusszeugnis weglassen. Auch sollten Zeugnisse über praktische Erfahrungen (Arbeits- und Praktikumszeugnisse) beachtet werden. Selbst dann, wenn die ausgeübten Tätigkeiten wenig mit der Arbeitsstelle zu tun haben. Falls Zeugnisse über zusätzlich erworbene Kenntnisse oder Zertifikate vorliegen, können Sie diese gerne anfügen.
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Hochschulabsolventen
Hochschulabsolventen sollten das höchste Bildungszeugnis beilegen, das Schulabschlusszeugnis ist nicht mehr nötig. Praktikums- und Dienstzeugnisse belegen erste berufliche Erfahrungen und Zeugnisse über Weiterbildungen, zusätzlich erworbene Kenntnisse und Zertifikate tragen zum Erfolg der Bewerbung bei.
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Bewerber mit wenig Berufserfahrung
Bewerber mit wenig Berufserfahrung dürfen das Ausbildungszeugnis mit allen Dokumenten (das Ausbildungszeugnis des Betriebes, das Prüfungszeugnis der IHK oder Handwerkskammer und das Abschlusszeugnis der Berufsschule) oder das höchste akademische Zeugnis nicht vergessen. Außerdem sollten Arbeits- und Praktikumszeugnisse nicht außer Acht gelassen werden, selbst wenn die ausgeübten Tätigkeiten wenig mit der Stelle zu tun haben. Zeugnisse über zusätzlich erworbene Kenntnisse sind auch hier relevant.
Wenn Sie bisher wenig Erfahrung im Bereich der ausgeschriebenen Stelle gesammelt haben, sollten Sie Dienstzeugnisse aus anderen Tätigkeiten beilegen. So bekommt der Arbeitgeber trotzdem einen Eindruck über Ihre Arbeitsmoral und Ihre sozialen Kompetenzen.
Alexandra Schneider - Bewerbungsexpertin
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Bewerber mit viel Berufserfahrung
Bewerber mit viel Berufserfahrung sollten Schulzeugnisse weglassen, das höchste akademische Zeugnis oder das Ausbildungszeugnis darf jedoch nicht fehlen. Aktuelle und zur Stelle passende Dienstzeugnisse sind außerdem relevant. In der Regel reichen hier die letzten drei Zeugnisse aus. Weiterbildungen und zusätzlich erworbene Kenntnisse sollten durch Zeugnisse belegt werden, wenn diese für die Stelle relevant sind.
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Online-Bewerbung
Für Online-Bewerbungen werden grundsätzlich die gleichen Zeugnisse gebraucht wie für postalische Bewerbungen. Statt die Zeugnisse zu kopieren, scannen Sie diese einfach ein. Achten Sie darauf, dass der Text gut lesbar ist. Verwenden Sie nicht Ihre Handykamera, sondern einen Scanner oder Drucker mit Scanfunktion.
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Interne Bewerbung
Bei einer internen Bewerbung lohnt es sich, ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen. Andere Dienstzeugnisse sind bereits in der Personalakte enthalten und müssen nicht erneut zugesendet werden.
Bewerbung im Ausland
In anderen Ländern gelten andere Regeln für die Bewerbungsunterlagen, weshalb es wichtig ist, vor der Bewerbung im Ausland die Gepflogenheiten des jeweiligen Landes zu kennen.
Anders als in Deutschland werden zum Beispiel in England, Spanien und Frankreich Zeugnisse nur dann verschickt, wenn darum gebeten wurde. Auch in den USA sind die Bewerbungsunterlagen ohne Zeugnisse vollständig und in Italien bringen Sie die Zeugnisse erst zum Bewerbungsgespräch mit. Wer sich in der Schweiz bewirbt, kann Zeugnisse wie in Deutschland im Anhang der Bewerbung versenden. Eine weitere Möglichkeit ist es, eine gesonderte Datei für Zeugnisse anzulegen.
Werden Zeugnisse von einem fremdsprachigen Unternehmen angefordert, sollten diese zuvor professionell übersetzt werden.
Häufig gestellte Fragen zu Zeugnissen
Sollte ich schlechte Zeugnisse verheimlichen?
Generell sollten keine der jeweils geforderten Zeugnisse verheimlicht werden. Personaler werden dann eher skeptisch und die Bewerbung kann wegen fehlender Vollständigkeit direkt aussortiert werden. Ein schlechtes Dienstzeugnis kann unter Umständen weggelassen werden, allerdings nur, wenn es nicht zur Stelle passt oder schon älter als zehn Jahre ist und bereits aktuellere Dienstzeugnisse vorliegen.
Was mache ich, wenn ich keine Zeugnisse habe?
Kein Zeugnis wirkt wie ein schlechtes Zeugnis, weshalb der Arbeitnehmer frühzeitig vor der Bewerbung Zeugnisse einfordern sollte, um diese komplett einzureichen. Nach §109 der GewO hat jeder Arbeitnehmer ein Recht auf ein Dienstzeugnis. Teils bieten Arbeitgeber ihren Angestellten an, das Dienstzeugnis selbst zu verfassen oder zumindest zu kontrollieren. Hier gilt es, auf typische Codes und Formulierungen zu achten.
Bereitet Ihnen Ihr Dienstzeugnis Kopfschmerzen?
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Wer sich aus einer ungekündigten Stelle herausbewirbt, möchte seinen aktuellen Chef vielleicht nicht um ein Zwischenzeugnis bitten. In dem Fall sollte das fehlende Zeugnis nicht in der Bewerbung erwähnt werden, um keine Aufmerksamkeit auf die „Makel“ der Bewerbung zu lenken. Im Vorstellungsgespräch können die Gründe für das fehlende Zeugnis thematisiert werden.
Nicht immer erhalten Sie Zeugnisse rechtzeitig zur nächsten Bewerbung. In diesem Fall sollten Sie im Anschreiben oder an der entsprechenden Stelle im Lebenslauf darauf hinweisen, dass Sie das Zeugnis direkt nach Erhalt nachreichen werden.
Muss ich meine Zeugnisse beglaubigen lassen?
In der Regel müssen Zeugnisse nur beglaubigt werden, wenn der Arbeitgeber dies explizit fordert, ansonsten reicht eine Kopie bzw. ein Scan des Zeugnisses. Wer beglaubigte Schulzeugnisse braucht, kann sich an die jeweilige Schule wenden. Bei Universitätszeugnissen ist das Studierendensekretariat der Universität eine Hilfe. Alle Zeugniskopien (auch Schul- und akademische Zeugnisse) können beim Notar und bei Behörden (z.B. im Bürgerbüro) beglaubigt werden.
Die Beglaubigung von Zeugnissen kostet Geld. An Schulen und Universitäten ist der Service meist vergleichsweise günstig. Beim Bürgerbüro wird in der Regel eine Gebühr zwischen fünf und zehn Euro pro Dokument fällig, beim Notar kann der Preis höher sein.
In welcher Reihenfolge werden Zeugnisse angehängt?
Die Zeugnisse gehören in die Anlagen der Bewerbung. Je nach Bewerber und ausgeschriebener Stelle variiert die Reihenfolge. Wenn für die Stelle der Bildungsabschluss vorrangig ist, gehört das Zeugnis nach vorne. Verfügt ein Bewerber über viel Praxiserfahrung, sollten die Dienstzeugnisse zuerst kommen. Diese werden wie der Lebenslauf antichronologisch (mit dem aktuellsten Zeugnis anfangend) geordnet.
Wie berechne ich den Notendurchschnitt für die Angabe im Lebenslauf?
Wenn Sie in der Schule, bei der Ausbildung oder im Studium überdurchschnittlich abgeschnitten haben, können Sie die Durchschnittsnote im Lebenslauf angeben. Dann müssen Sie jedoch ebenfalls die Durchschnittsnoten für alle anderen Bildungsabschlüsse nennen.
Beim Studiums- und Ausbildungszeugnis steht der Notendurchschnitt bereits auf dem Zeugnis, bei Schulzeugnissen kann es vorkommen, dass sie die Durchschnittsnote noch berechnen müssen, dazu addieren Sie alle Noten zunächst und teilen dann das Ergebnis durch die Anzahl an Noten.