Qualifiziertes Dienstzeugnis

Endet ein Beschäftigungsverhältnis, so hat der Arbeitnehmer gemäß § 630 BGB nach „Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses“ Anspruch auf ein wohlwollendes Dienstzeugnis, das die fachlichen und persönlichen Qualifikationen beurteilt. Dabei ist „die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form […] ausgeschlossen“. Solange der Arbeitnehmer innerhalb einer Frist von 3 Jahren ein qualifiziertes Dienstzeugnis anfordert oder beantragt, steht ihm dieses laut § 109 GewO rechtlich zu.

Gerne möchten wir Ihnen auf Basis dieser gesetzlichen Grundlage einen genauen Überblick über das qualifizierte Dienstzeugnis geben. Dabei zeigen wir Ihnen Abschnitt für Abschnitt, welchem Aufbau es folgt, welche Inhalte Ihr Zeugnis auf jeden Fall enthalten sollte und welche Formulierungen Sie als Arbeitnehmer in das beste Licht rücken. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine Vorlage für ein qualifiziertes Dienstzeugnis kostenlos zum Download an.

Beim qualifizierten Dienstzeugnis handelt es sich um eine vom Arbeitgeber ausgestellte Urkunde, welche die Leistungen und das Verhalten eines Arbeitnehmers beurteilt. Personalentscheidern dient das Dienstzeugnis als ein wichtiger Nachweis für die Eignung des Bewerbers.

Der größte Unterschied zwischen dem qualifizierten und einfachen Dienstzeugnis liegt im Umfang der aufgeführten Informationen. Während das einfache Dienstzeugnis lediglich die wichtigsten Eckdaten der Beschäftigung nennt, beinhaltet das qualifizierte Dienstzeugnis zusätzlich wertende Aussagen zu der Leistung sowie dem Sozialverhalten des Arbeitnehmers.

Aufbau und Inhalt eines qualifizierten Dienstzeugnisses sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Grundsätzlich muss ein Dienstzeugnis aber...

In der Regel enthält ein qualifiziertes Dienstzeugnis folgende Bestandteile:

Das qualifizierte Dienstzeugnis ist mit einem ordnungsgemäßen Briefkopf ausgestattet, der vollständige Angaben zum Arbeitgeber enthält. Folgende Informationen sind dabei essenziell:

Wird das Zeugnis auf einem Firmenbogen, d. h. einem Briefbogen mit vorgedruckter Kopf- oder Fußzeile und den wichtigen Daten zum Unternehmen ausgestellt, so entfallen die oben genannten Angaben. Damit Ihr qualifiziertes Dienstzeugnis auch als solches erkannt wird, folgt nach dem Briefkopf eine Überschrift. Dabei ist die Bezeichnung „Zeugnis“ genauso anerkannt wie die Überschrift „Dienstzeugnis“.

In der Einleitung Ihres Dienstzeugnisses sollten sich generelle Informationen zu Ihrer Person und der von Ihnen ausgeführten Tätigkeit wiederfinden. Die folgende Liste soll Ihnen einen Überblick über die bedeutendsten Angaben geben:

Beispiele für den Einleitungssatz eines qualifizierten Dienstzeugnisses:

Wichtiger Bestandteil eines qualifizierten Dienstzeugnisses ist zudem eine nähere Beschreibung des Unternehmens, um die Tätigkeit des Arbeitnehmers in einen größeren Kontext zu setzen. Durch Angabe von Name, Branche und primärem Tätigkeitsgebiet gewinnt der Leser des Zeugnisses einen Einblick in die Arbeitsumgebung des Arbeitnehmers. Weitere relevante Informationen, wie Rechtsform, Unternehmensgröße, Mitarbeiteranzahl, Standorte sowie angebotene Produkte und Dienstleistungen finden auch in diesem Absatz ihren Platz.

Folgende Formulierungen sind in diesem Absatz denkbar:

Ein qualifiziertes Dienstzeugnis unterscheidet sich vor allem in der Aufführung von Aufgaben und Tätigkeiten von einem einfachen Dienstzeugnis. Beachten Sie in diesem Fall besonders, dass nur Ihre relevantesten Aufgaben aufgelistet werden sollten, um eine übersichtliche Darstellung Ihrer Kompetenzen zu gewährleisten. Eine Auswahl könnten dabei unter anderem die Tätigkeiten bilden, die Sie regelmäßig ausführen oder während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses übernahmen.

Ergänzend dazu sollten Ihre Tätigkeiten nach Relevanz geordnet sein, um zentrale Aufgaben in den Fokus zu rücken. Um Ihre Qualifikationen ausreichend zu unterstreichen, sollte Ihr Dienstzeugnis zudem Zahlen und Fakten enthalten. Diese können z. B. von Vorteil sein, wenn Sie ein großes Team geführt haben, einen breiten Kundenstamm betreut haben oder Ihnen die Verantwortung für ein hohes Budget oblag.

Eine Auflistung Ihrer Aufgaben und Tätigkeiten könnte beispielsweise so aussehen:

Wenn Sie in verschiedenen Bereichen innerhalb des Unternehmens tätig waren, bietet es sich an, Ihre Aufgaben auch dementsprechend in mehrere Auflistungen aufzuschlüsseln.

Als zentraler Bestandteil eines qualifizierten Dienstzeugnisses gilt die Leistungsbeurteilung, die in einem einfachen Zeugnis so keinen Platz findet. In diesem Teil geht es insbesondere darum, die von Ihnen erbrachten Leistungen hinsichtlich Ihrer Arbeitsbereitschaft und Ihrer Arbeitsbefähigung zu beurteilen.

Außerdem gibt dieser Absatz Aufschluss über das Fachwissen, das Sie mitbringen und die Charakteristika Ihrer Arbeitsweise. Konnten Sie zudem gewisse Erfolge erzielen, haben das Unternehmen vorangebracht oder in der Personalführung überzeugt? Auch diese Inhalte werden hier erörtert.

An dieser Stelle greift die vermeintlich komplizierte Zeugnissprache, die Ihre Leistungen anhand bestimmter Formulierungen mit den Schulnoten „sehr gut“ bis „mangelhaft“ bewertet. Eine genaue Aufschlüsselung über die Bedeutung dieses Zeugniscodes liefert unser Artikel zum allgemeinen Dienstzeugnis.

Sätze zu Ihrer Arbeitsbereitschaft geben dem Leser des Dienstzeugnisses Aufschluss über Ihr „Wollen“. In diesem Abschnitt wird daher näher darauf eingegangen, wie engagiert und motiviert Sie waren.

Folgende Beispielformulierungen bewerten Ihre Leistungen mit sehr gut:

Ergänzend zu Ihrem „Wollen“ beurteilt das qualifizierte Dienstzeugnis auch Ihr „Können“. Hierbei kommt es vor allem darauf an, welche fachlichen Voraussetzungen Sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben mitbringen.

Eine sehr gute Beurteilung könnte wie folgt aussehen:

Unabdingbar für die Vollständigkeit eines Dienstzeugnisses ist die Beurteilung Ihres Fachwissens. Wird dieses als umfassend und fundiert beschrieben, so gilt dies als eine Empfehlung für weitere Arbeitgeber. Darüber hinaus ist ein Zusatz hilfreich, der darlegt, dass Sie Ihr Fachwissen auch in der Praxis anwenden können.

So kann eine sehr gute Bewertung aussehen:

Im Hinblick auf Ihren Arbeitsstil stellt das qualifizierte Dienstzeugnis heraus, wie Sie Ihre Ressourcen für die Ausführung Ihrer Tätigkeiten nutzten und durch welche persönlichen Stärken diese begleitet wurden.

Beispiele für eine sehr gute Bewertung Ihrer Arbeitsweise:

Insbesondere dann, wenn Ihr Arbeitgeber von Ihren sehr guten Leistungen profitieren konnte, sollte die Beurteilung Ihrer Arbeitserfolge im qualifizierten Dienstzeugnis Erwähnung finden. Dabei ist eine Verknüpfung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken besonders aussagekräftig.

So können Sie Ihre sehr guten Arbeitserfolge im Dienstzeugnis angeben:

Haben Sie in der zu beurteilenden Position Führungserfahrung gesammelt und dabei Verantwortung für einen oder mehrere Mitarbeiter übernommen? Ganz gleich, ob Ihre Erfahrung die disziplinarische oder die fachliche Führung umfasst: Ihre Führungsleistung sollte in einem qualifizierten Dienstzeugnis Erwähnung finden.

Beispielsweise so:

Ergänzend zu der Beurteilung Ihrer fachlichen Leistungen enthält das qualifizierte Dienstzeugnis ebenfalls eine Beurteilung Ihres Sozialverhaltens. Wichtig ist hierbei, die Vollständigkeit der Angaben zu prüfen und sicherzustellen, dass Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen sowie Kunden und Geschäftspartnern deutlich wird.

Essenziell für eine vollständige Bewertung Ihres Sozialverhaltens ist ein Satz zu Ihrem Verhalten gegenüber Vorgesetzten. Diese Angabe gibt unter anderem Aufschluss darüber, inwiefern Sie sich Führungskräften unterordnen und Anweisungen befolgen können.

Beispiel für eine sehr gute Bewertung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten:

Ein weiterer Aspekt, der Ihr Sozialverhalten beschreibt, ist die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten und sich dabei auf Kollegen und Kolleginnen einzustellen. Diese Angabe lässt im Dienstzeugnis Rückschlüsse auf Ihre Team- und Kooperationsfähigkeit zu.

Mit folgenden Formulierungen kann Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Kolleginnen beschrieben werden:

In vielen Berufen spielt der Umgang mit externen Akteuren, darunter vor allem Kunden und Geschäftspartner, eine entscheidende Rolle. Auch mit einer positiven Bewertung in diesem Bereich können Sie potenzielle Arbeitgeber von sich überzeugen.

Beispiele:

Klassischerweise enthält ein qualifiziertes Dienstzeugnis einen aussagekräftigen Schlussabsatz, der den Arbeitnehmer abschließend als geeigneten Kandidaten darstellt. Folgende Aspekte sollten in diesem Absatz Erwähnung finden:

Eine Begründung des Austritts kann mit verschiedenen Formulierungen erfolgen. Mögliche Beispiele für ein Ende des Beschäftigungsverhältnisses können beispielsweise „auf eigenen Wunsch“ (also durch Kündigung des Arbeitnehmers), „betriebsbedingt“ (d.h. durch Kündigung des Arbeitgebers), „in beiderseitigem Einvernehmen“ oder das Auslaufen eines befristeten Vertrages sein:

Mit einer Dankes- und Bedauernsformel betont der Arbeitgeber die angenehme Zusammenarbeit und unterstreicht somit noch einmal, dass der Arbeitnehmer gute Leistungen erbracht hat:

Abschließend enthält das qualifizierte Dienstzeugnis einen Satz zur Zukunft des Arbeitnehmers. An dieser Stelle wünscht das Unternehmen einen erfolgreichen Karriereweg und gegebenenfalls persönlichen Erfolg:

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Im deutschsprachigen Raum ist es gesetzlich verboten, sich als Arbeitgeber im Dienstzeugnis ausdrücklich negativ über den Arbeitnehmer zu äußern. Unternehmen greifen daher gerne auf eine Art Geheimcode zurück, um versteckte Hinweise auf die tatsächlichen Leistungen und Verhaltensweisen Ihrer ehemaligen Mitarbeiter im Zeugnis unterzubringen. Die meisten dieser Formulierungen lassen sich in Schulnoten von „sehr gut“ bis „ungenügend“ überführen.

Das folgende Beispiel veranschaulicht diese Umkodierung:

Es zeigt sich, dass schon subtile Änderungen in der Wortwahl die Bedeutung der Aussage erheblich abwandeln. Neben den typischen Phrasen müssen Sie außerdem auf folgende Formulierungstechniken achten, die in einer negativen Wahrnehmung des im Zeugnis beschriebenen Arbeitnehmers resultieren können:

Folgende Angaben gehören nicht in ein Dienstzeugnis und berechtigen Sie dazu, Ihr Dienstzeugnis anzufechten: 

Mit unserem kostenlosen Dienstzeugnis Generator können Sie Ihr qualifiziertes Dienstzeugnis problemlos direkt in Ihrem Internetbrowser anfertigen. Klicken Sie dazu einfach auf die eingerahmte Dienstzeugnis Vorlage und bearbeiten Sie den Entwurf nach Ihren Vorstellungen. Anschließend können Sie den von Ihnen erstellten Text einfach kopieren und in ein geeignetes Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word einsetzen. Bitte beachten Sie, dass unser Generator für die Bearbeitung auf Desktop Geräten ausgelegt ist.

Weitere Informationen zum qualifizierten Dienstzeugnis erhalten Sie auf juraforum.de.