Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch

Sie haben bereits einige Hürden genommen – im ersten Schritt hat Ihre Bewerbung die Personalverantwortlichen so neugierig gemacht, dass diese Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen haben. Diese haben Sie auch hinter sich gebracht und nun heißt es warten. Aber wie lange müssen Sie warten, bis Sie eine Rückmeldung erhalten? Und wann und wie können Sie sich bei dem potenziellen Arbeitgeber bezüglich einer Entscheidung erkundigen? Wie verfassen Sie selbst eine professionelle Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch? Diese und viele weitere Fragen klären wir in diesem Artikel.

Die Zeitspanne, innerhalb derer sich Personalverantwortliche nach einem Vorstellungsgespräch mit den Bewerbenden in Verbindung setzen, kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen variieren. Die Dauer kann dabei von verschiedenen Faktoren abhängen. Während es in kleineren Unternehmen schon mal schneller geht mit der Rückmeldung, kann es in größeren Unternehmen aufgrund von längeren Kommunikationswegen und größeren hierarchischen Gefällen durchaus länger dauern, bis Bewerbende eine Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch erhalten.

Ist der Bewerbungsprozess generell schon weiter fortgeschritten und es wurden bereits viele Gespräche geführt, erhalten die Personen ebenfalls schneller eine Rückmeldung, als wenn sich das Unternehmen ganz am Anfang des Prozesses befindet. Wenn nicht nur ein Vorstellungsgespräch, sondern bereits ein Probearbeitstag stattgefunden hat, erfolgt die Rückmeldung in der Regel zeitnah. 

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann es verschiedene Gründe für eine längere Wartezeit geben. Diese reichen von internen bis externen Faktoren und können teilweise zu Beginn des Bewerbungsprozesses nicht korrekt von den Personalverantwortlichen eingeschätzt werden.

Die häufigsten Gründe für verlängerte Wartezeiten auf eine Rückmeldung sind:

Die Zeit zwischen dem Vorstellungsgespräch und der Rückmeldung können Bewerbende dazu nutzen, das Gespräch zu reflektieren. Dabei geht es nicht nur um das eigene Auftreten, denn ein Bewerbungsgespräch dient immer zum beidseitigen Kennenlernen. Nutzen Sie die Zeit deshalb ebenfalls, um sich Gedanken darüber zu machen, ob die Stelle und das Unternehmen zu Ihnen und Ihren beruflichen Zielen passen.

Hier sind einige Anhaltspunkte für die Analyse des Bewerbungsgesprächs. Diese Auswahl an Fragen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Chancen besser einzuschätzen und sich auf eine möglicherweise anstehende Entscheidung Ihrerseits für oder gegen ein Jobangebot vorzubereiten:

Eine positive Rückmeldung von Seiten des Arbeitgebers kann in verschiedenen Formen erfolgen: per E-Mail, telefonisch oder sogar durch ein weiteres persönliches Treffen. Unabhängig von der Methode beinhaltet eine solche Rückmeldung in der Regel eine Bestätigung der erfolgreichen Leistung im Vorstellungsgespräch, möglicherweise ein Angebot eines Jobs oder eine Einladung zu weiteren Gesprächen.

Haben Sie eine positive Rückmeldung erhalten, liegt es an Ihnen. Sie sollten in jedem Fall auf die Rückmeldung reagieren – unabhängig davon, ob Sie das Angebot beziehungsweise die Einladung annehmen möchten oder nicht.

So können Sie Ihrem Wunscharbeitgeber antworten, wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch weiterhin Interesse haben, für das Unternehmen zu arbeiten:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

ich möchte mich herzlich für das Angebot der Stelle als [Position], das Sie mir am [Datum] unterbreitet haben, bedanken. Gerne nehme ich das Angebot an.

Bitte lassen Sie mich wissen, welche weiteren Informationen oder Dokumente Sie von mir benötigen und ob es weitere Schritte gibt, die ich vor meinem ersten Arbeitstag am [Startdatum] unternehmen muss.

Ich freue mich darauf, bald Teil des [Unternehmensname] Teams zu sein und auf unsere erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vor- und Nachname]“

Wenn Sie sich für ein anderes Unternehmen entschieden haben, kann die Absage eines Jobangebots folgendermaßen formuliert werden:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

herzlichen Dank für das entgegengebrachte Vertrauen und Ihr Angebot, die Position als [Stelle] in Ihrem Unternehmen zu übernehmen. Es ist mir nicht leichtgefallen, diese Entscheidung zu treffen, doch ich muss Ihnen mitteilen, dass ich mich für ein anderes Angebot entschieden habe, welches noch mehr meinen beruflichen Zielen und Vorstellungen entspricht.

Ich danke Ihnen für die Gelegenheit, mich Ihnen und Ihrem Team vorzustellen und für die Zeit, die Sie sich für mich genommen haben.

Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

[Vor- und Nachname]“

Eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch ist für Bewerbende oft eine Enttäuschung, kann jedoch wertvolle Einsichten für die persönliche und berufliche Entwicklung bieten. Solche Rückmeldungen können auf verschiedenen Wegen erfolgen, einschließlich per E-Mail, Telefonanruf oder in schriftlicher Form. In der Regel beinhalten sie eine Benachrichtigung darüber, dass die Entscheidung für eine andere Kandidatin oder einen anderen Kandidaten gefallen ist, und können konstruktive Kritik oder Gründe für die Entscheidung enthalten.

Wenn Sie eine negative Rückmeldung erhalten, ist es wichtig, professionell zu reagieren. Eine dankbare und offene Reaktion kann Türen für zukünftige Möglichkeiten offenhalten. Sie könnten um Feedback bitten, um zu verstehen, in welchen Bereichen Sie sich verbessern können und dies als Gelegenheit zur Weiterentwicklung nutzen.

Im Folgenden finden Sie einen Mustertext mit Beispielformulierungen für das Anfordern von Feedback nach dem Erhalt einer Absage:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich über das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs für die Position als [Position] zu informieren. Auch wenn ich natürlich enttäuscht bin, nicht ausgewählt worden zu sein, respektiere ich Ihre Entscheidung und bin dankbar für die Möglichkeit, mich Ihnen und Ihrem Team vorstellen zu dürfen.

Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie mir Feedback geben könnten, das mir hilft, meine Fähigkeiten und meine Herangehensweise an zukünftige Vorstellungsgespräche zu verbessern. Jede konstruktive Kritik Ihrerseits wäre mir eine große Hilfe, um in meiner beruflichen Laufbahn voranzukommen.

Ich danke Ihnen nochmals für diese Gelegenheit und hoffe, dass wir vielleicht in der Zukunft noch einmal zusammenkommen können. Ich wünsche Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vor- und Nachname]“

Es kann frustrierend sein, nach einem Vorstellungsgespräch oder Telefoninterview keine Rückmeldung zu bekommen und die Stille nach einem Interview kann demotivierend wirken. Doch es gibt Dinge, die Sie tun können, um die Situation proaktiv anzugehen, ohne aufdringlich zu erscheinen.

Hier sind einige Tipps, falls Sie keine Rückmeldung erhalten haben:

Eine professionelle Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch durch den Arbeitgeber ist entscheidend für den Aufbau und das Aufrechterhalten eines positiven Rufs des Unternehmens und spielt daher eine zentrale Rolle im Bewerbungsprozess. Für Arbeitgeber bedeutet das nicht nur, eine transparente Kommunikation zu pflegen, sondern auch Respekt und Wertschätzung gegenüber den Bewerbenden zu zeigen.

Hier sind einige Tipps, wie Arbeitgeber eine professionelle Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch geben können:

Der folgende Mustertext zeigt, wie Sie auf eine professionelle und respektvolle Weise eine Absage erteilen können, die den Bewerber oder die Bewerberin ermutigt und eine positive Beziehung für die Zukunft aufrechterhält:

„Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers / der Bewerberin],

zunächst möchten wir uns herzlich bei Ihnen für Ihr Interesse an der Position als [Position] bei [Unternehmensname] und für die Zeit, die Sie mit uns im Vorstellungsgespräch verbracht haben, bedanken. Wir wissen es zu schätzen, dass Sie [Unternehmensname] als potenziellen Arbeitgeber in Erwägung gezogen haben und die Mühe, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben.

Nach sorgfältiger Überlegung und Abwägung aller Kandidaten und Kandidatinnen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, ein Angebot an einen anderen Bewerber zu richten. Diese Entscheidung basiert auf der Passung des Bewerberprofils zu den spezifischen Anforderungen der Position in unserem aktuellen Kontext.

Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung nicht die Wertschätzung Ihrer beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften mindert. Im Gegenteil, wir waren beeindruckt von Ihrer Erfahrung und Ihren Fähigkeiten und glauben, dass Sie eine Bereicherung für jedes Team wären. Wir ermutigen Sie deshalb, sich in Zukunft wieder bei uns zu bewerben, sollte eine passende Stelle ausgeschrieben werden und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche und persönliche Zukunft.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem weiteren beruflichen Weg.

Mit freundlichen Grüßen

[Vor- und Nachname]“

Auch wenn Sie keine Absage erteilen, ist es genauso wichtig, eine respektvolle, professionelle Nachricht zu verfassen, die Ihre Entscheidung übermittelt. Denn nun muss der Bewerber oder die Bewerberin sich ebenfalls für Sie als Arbeitgeber entscheiden. Der folgende Mustertext kann Ihnen als Inspiration bei dem Verfassen eines solchen Textes dienen:

„Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers / der Bewerberin],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihnen nach unserem positiven Gespräch die Stelle als [Position] bei [Unternehmensname] anbieten möchten. Ihr Profil und Ihre Erfahrungen haben uns überzeugt, und wir sind begeistert bei dem Gedanken, Sie in unserem Team willkommen zu heißen.

In naher Zukunft werden Sie den Arbeitsvertrag erhalten, der alle Details Ihrer Anstellung bei uns umfasst. Wir bitten Sie, diesen sorgfältig zu prüfen und so schnell wie möglich unterzeichnet an uns zurückzusenden, damit wir den Prozess Ihrer Einstellung abschließen können.

Sollten Sie vorab Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich direkt bei mir zu melden. Wir freuen uns auf Ihre Zusage und darauf, Sie bald an Bord zu haben.

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Karriere bei [Unternehmensname]. Wir hoffen, dass Sie Teil unseres Teams werden und gemeinsam mit uns wachsen.

Mit freundlichen Grüßen

[Vor- und Nachname]“